Vous constatez un solde négatif sur le dossier d'un patient ? Nous allons vous expliquer les raisons, ainsi que les solutions qui s'offrent à vous.
Il peut arriver qu'un mail de règlement d'un organisme payeur (Caisse ou Mutuelle) arrive en double dans votre messagerie Sesam-Vitale. Le logiciel, n'ayant pas de lien avec votre compte bancaire, interprétera le mail comme un double règlement et vous le signalera par un solde négatif sur le dossier du patient et sur la facture concernée.
Tout d'abord, nous vous invitons à vérifier que le règlement ait bien été effectué qu'une seule fois en contrôlant vos retours NOEMIE sur le site Amelipro (pour la partie Caisse) ou sur votre compte bancaire.
Si jamais le règlement est véritablement arrivé en double sur votre compte bancaire, il faudra alors joindre l'organisme payeur, afin de régulariser la situation.
Si toutefois le trop perçu est uniquement visible sur le logiciel, nous allons vous indiquer comment rectifier le solde du patient :
- Relevez le nom du patient, l'organisme qui indique le solde négatif, son montant et la date de la facture.
- Dans votre comptabilité, ll faudra retrouver l'écriture en doublon grâce aux informations de l'étape 1, et supprimer l'une d'entre elles.
- Lorsque l'écriture est supprimée, il faudra ensuite supprimer le paiement qui sera ressorti de votre comptabilité. Afin de le retrouver facilement, vous pouvez filtrer vos règlements sur "En comptabilité : Non".
En guise d'exemple, nous allons vous montrer en image comment retrouver une écriture en double pour un patient qui a la mutuelle "VERSPIEREN" :
Sur la capture ci-dessous, on constate bien que nous avons un doublon. Deux écritures du même montant de 21.60 € avec les mêmes libellés.
Pour s'assurer que les écritures concernent bien les mêmes factures, vous pouvez double-cliquer sur l'écriture, vous rendre dans l'onglet "Règlement" et enfin double cliquer sur le/les règlements, afin de comparer les numéros de factures :
Il faudra ensuite supprimer une des deux écritures en doublon, peu importe laquelle.
Finalement, les règlements qui étaient dans l'écriture ressortiront dans la partie "Paiements", indiqués comme "En compta" : Non. Il faudra aussi les supprimer :
A noter qu'il sera nécessaire de répéter cette opération pour chaque retour en double.
Voilà, le solde de votre patient est rétabli et les séances bien annotées comme réglées.