Le calcul de rétrocession

Définition : Une rétrocession est une opération comptable qui consiste pour un professionnel libéral à reverser une partie de ses recettes perçues sous forme d’honoraires à un autre professionnel libéral.

Paramétrage :

Pour calculer la rétrocession, il faut déjà vérifier que celle-ci est bien paramétrée en passant par le menu outils (au-dessus du tableau de bord) > « … du cabinet » > et double-cliquer sur le professionnel de santé. Ensuite, vous trouverez l’onglet compta (si ce n’est pas le cas, relancez le logiciel en vous authentifiant avec la personne concernée).

 Paramétrage assistant

Paramétrage remplaçant

Dans le cas d’un remplaçant, la « comptabilité utilisée » sera celle du titulaire.

Si le remplaçant remplace plusieurs professionnels, il faudra au préalable les sélectionner via l’onglet complémentaire. Ensuite, il faudra procéder au paramétrage ci-dessus en sectionnant tout d’abord le 1ᵉʳ professionnel remplacé (via le menu déroulant « compatibilité utilisé ») puis valider les paramètres et enfin refaire la même manipulation en sélectionnant le second professionnel.

Le calcul entre l’assistant et le remplaçant ne se fait pas de la même façon.
Rassurez-vous, dans les deux cas, le logiciel le calcule de manière automatique.

Cas remplaçant :

Le % indiqué correspond à la part des honoraires que conservera le titulaire sur les actes effectués par le remplaçant.

Concrètement, c’est le titulaire qui touche l’argent des séances effectuées par le remplaçant sur son compte en banque. C’est donc au titulaire de reverser, dans notre exemple, au remplaçant :

• 80% de ses honoraires
• et 100% de ses indemnités kilométriques (le remplaçant prend sa propre voiture et achète lui-même son essence).

Cas assistant :

C’est l’assistant qui touche l’argent sur son compte. Dans notre exemple, c’est donc à l’assistant de reverser à son titulaire :

20% de ses honoraires
et aucune indemnité kilométrique (l’assistant prend sa propre voiture et achète lui-même son essence). Les indemnités de déplacement pour un assistant ne sont pas comptabilisées dans la rétrocession au titulaire.


Calcul de la rétrocession :

Ensuite, à chaque fin de mois, passez de nouveau par le menu « Praticiens du cabinet » puis sélectionnez le PS souhaité et cliquez sur l’icône en forme d’imprimante pour imprimer l’état récapitulatif des séances. La rétrocession doit être calculée sur les séances « effectuées et facturées » et pas seulement sur les séances facturées.

Exemple de calcul avec des séances facturées uniquement : (méthode déconseillée 🔴)
J’ai effectué 100 séances au mois de janvier, mais je n’en ai facturé que 80. La rétrocession se fait en conséquence sur les 80 séances. En février, si je lance le récapitulatif des séances, mes 20 séances de janvier n’apparaîtront pas puisqu’elles auront été effectuées au mois de janvier ; ce qui fausse donc le calcul de la rétrocession. Cela oblige à revenir sur le mois précèdent pour calculer la différence.

Exemple de calcul avec des séances effectuées et facturées seulement : (méthode recommandée 👍)
J’ai effectué 100 séances au mois de janvier, mais je n’en ai facturé que 80. La rétrocession se fera avec ce mode de calcul sur les 100 séances. Je paierai donc à mon remplaçant un peu plus ce mois-ci. Le mois suivant, je vais facturer les 20 séances restantes. Je vais, en conséquence, percevoir cette somme sur mon compte bancaire en février. Cependant, cette somme ne sera pas comptée sur la rétrocession de février, puisque déjà pris en compte sur janvier. La rétrocession s’équilibre d’un mois sur l’autre.

La rétrocession pourrait éventuellement s’effectuer via l’onglet pilotage > récapitulatif des factures : (méthode déconseillée 🔴)
Néanmoins, le calcul de pourcentage devra se faire manuellement, les éventuelles factures annulées entre temps et refacturées ensuite fausseraient le calcul et enfin le domicile ne sera pas précisé. En conséquence, cela n’est pas recommandé.  

Il est aussi possible de passer par la comptabilité : Par contre cela nécessite d’utiliser la compatibilité du logiciel et d’être très à jour dans le suivi des impayés.