Gestion des règlements

Comment enregistrer un règlement, éditer une quittance…

Visible sur le tableau de bord, le solde du dossier patient vous permet de connaître l’état d’enregistrement des règlements de vos patients, caisses et complémentaires.

Nous allons vous expliquer ici comment enregistrer un règlement ou un acompte, mais aussi solder une feuille de soins.

1- Enregistrer un règlement lors de la facturation.

Uniquement disponible pour les patients qui vous doivent de l’argent, il vous est proposé lors de la facturation.
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En cochant la case « Règlement par le patient » vous aurez la possibilité d’enregistrer celui-ci, mais aussi d’éditer une quittance de règlement via l’icône imprimante.

Dans le cas où le patient règle sa facture en « liquide », et s’il n’a pas l’appoint :

Vous ne souhaitez pas lui demander les quelques centimes qui restent à régler ? Vous avez alors la possibilité de solder la facture en cochant la case « Le solde dû de XX€ ne sera pas réclamé ».

Un règlement de type solde apparaît dans le dossier patient, mais il ne sera pas intégrable en comptabilité

Dans le cas contraire où le client paye trop et ne souhaite pas récupérer les quelques centimes, vous pourrez indiquer un trop-perçu qui permet de créer le règlement sans générer d’acompte.

Si la case « le trop-perçu est abandonné par le patient » n’est pas cochée, la fenêtre suivante apparaîtra : 

Dans le cas présent, lors de la prochaine facture le logiciel vous proposera d’utiliser cet acompte pour enregistrer le prochain règlement. Nous vous conseillons fortement de l’enregistrer à ce moment-ci pour revenir sur un solde correct pour les prochaines fois.

ℹ️ Vous souhaitez que le règlement patient soit coché automatiquement ? Rendez-vous dans le menu Outils (au-dessus du tableau de bord) > Préférences > Préférences > Facturation.

2- Enregistrer un règlement depuis un RSP :

Ne concernant que les règlements Caisses et Complémentaires, il ne nécessite aucune action particulière de votre part.

En effet, lors de la télétransmission, la réception d’un RSP créé automatiquement un règlement de type virement et met à jour les soldes des factures concernées par ce paiement.

À noter qu’un règlement enregistré suite à la réception d’un RSP n’apparaîtra pas dans l’onglet règlement sur le dossier du patient, mais uniquement en comptabilité.

3- Enregistrer un règlement depuis le dossier patient :

Dans la liste des règlements, vous trouverez le ou les règlements que vous aurez enregistrés pour votre patient.

Afin d’en créer un, cliquez sur l’icône + (1). Les factures en attente de règlement par votre patient apparaîtront dans la fenêtre d’enregistrement de règlement. 

Le bouton (2) vous permettra de consulter et modifier le règlement enregistré que vous pourrez également supprimer à l’aide du bouton.

Pour finir, le bouton (4) permettra l‘édition de la quittance de règlement.

Sur l’écran d’enregistrement d’un règlement, vous pourrez enregistrer un règlement Caisse ou Complémentaire en modifiant le champ « payé par » mais aussi, au choix, générer un acompte sur règlement ou Solder la feuille de soin.

• Le bouton + vous permettra de rechercher d’autres patients ayant des factures en cours afin de les ajouter à ce règlement
  exemple : 1 frère et 1 sœur pour lesquels le parent vous a fait un seul chèque, vous pourrez créer le règlement depuis le dossier d’un des deux enfants pour les deux.
• Le bouton corbeille vous permettra de supprimer une facture d’un règlement.
  Le logiciel remontant automatiquement toutes les factures en attentes, cela vous permettra de créer plusieurs règlements si le patient vous règle facture par facture.
• Le bouton dossier vous permettra de consulter la facture sélectionnée.

À vous alors de modifier les informations Date, Mode, Paiement et N° pièce en fonction du besoin.
Les infos Libellé et Montant se complètent automatiquement en fonction des factures en cours dans le règlement. 

4- Enregistrer un règlement via la compta : Dans la comptabilité, l’onglet paiement vous permettra de créer un règlement en appuyant sur le +, l’écran d’enregistrement proposé sera le même que dans l’onglet règlement du dossier patient (voir ci-dessus).

5- Solder plusieurs factures pour des patients différents en une fois :

Si vous ne gérez pas vos règlements de type patient, caisse ou mutuelle, il est possible depuis la relance de solder vos factures.

Cette action ne créé pas de règlement en tant que tel mais fait disparaître le solde dû et donc la relance.